Zavalení v e-mailoch?

Veľmi častým problémom internetovej komunikácie je jej exponenciálny rast. Na základe princípu „čo oceníš toho dostaneš viac“ vám bude aj e-mail narastať priamo úmerne tomu, koľko mu dáte pozornosti. Inými slovami, ak e-mail pozeráte tak raz za týždeň, v e-mailovej schánke nájdete sotva pár majlov. Ak odpovedáte často a rýchlo, utopíte sa v tom.

Tento poznatok mám z vlastnej skúsenosti. Roky skúšania rôznych stratégií mám za sebou a môžete si to overiť vlastným pokusom. Na svojich weboch mám e-mail bežne zverejnený a čitatelia mi píšu denne. Považujem to za súčasť svojej práce, ak napíšem článok, je dobré aby čitateľ v prípade potreby mal možnosť na koho sa obrátiť s otázkou.

Po rokoch skúseností mám pre vás niekoľko tipov, ako odpovedať na e-maily a zároveň sa v nich úplne neutopiť.

1. Na e-maily odpovedajte v dávkach

Úplne najhoršie, čo môžete spraviť je, že si necháte prichádzať e-maily trvale do schránky a dokonca mať upozornenie, že prišiel nový e-mail. To sa dá pochopiť ak sa písaním e-mailov živíte. Inak je to vyrušenie, ktoré vám ničí pracovný výkon. E-maily vybavujte VŽDY až potom, čo ste spravili najdôležitejšiu prácu. Inak riskujete, že zabijete deň riešením cudzích problémov.

2. Použite makroeditor

Vo väčšine prípadov vám budú chodiť e-maily podobného druhu. Keď som robil web o fotografii, chodilo veľa otázok o tom, aký fotoaparát kúpiť. Teraz píšem o chudnutí a tak je veľa otázok smerovaných na túto tému. Podobné to budete mať aj vy. Rýchlo zistíte, že niektoré otázky sa so železnou strojovosťou opakujú.

Na taký účel je vhodné nasadiť pomocníka. V programoch Microsoft Office je na to možné použiť makropríkazy. Pre celé prostredie Windows môžete nasadiť program Perfect Keyboard macrotoolworks.com. V ňom môžete určiť, čo má počítač spraviť. Napríklad si naprogramujete, že ak napíšete písmená dvzm, automaticky a okamžite sa vám tieto 4 písmená zmenia trebárs za vetu „Ďakujem Vám za e-mail.“. Alebo za celý odstavec textu.

Pomocou niekoľkých málo takýchto príkazov viete vybaviť celú e-mailovú korešpondenciu za zlomok času. Makro s poďakovaním vám pustí automatika, pár slov k e-mailu môžete napísať ručne a ak treba, nejaký doplnok priložíte druhým makrom. Výsledkom je, že aj dlhý e-mail máte napísaný za pár sekúnd. Vy ušetríte čas a príjemca e-mailu je spokojný, že dostal osobnú a kvalitnú odpoveď.

3. Použite časové oneskorenie

Nakoniec tajný trik a tromf, ktorým môžete dramaticky obmedziť počet e-mailov ktoré denne musíte riešiť. Mnoho ľudí sa správa tak, že ak im odpíšete rýchlo, vidia to ako možnosť s niekým si „pokecať“. To má neblahé následky.

Ak ráno odpoviete na 10 e-mailov o dve hodiny máte v schránke 20 e-majlov. Ak ich zodpoviete, máte ďalších 30 e-majlov ešte pred obedom. Keď sa vrátite z obeda, príde vám každú minútu jeden e-mail. Ukrkajú vás. Sú to všetko v dobrom myslené odpovede, drobné a doplňujúce otázky. Ak to robí s vami naraz niekoľko ľudí, môžete si rovno rezervovať miesto v blázinci. Pretože okrem týchto e-mailov vám budú ďalej chodiť aj tie ostatné, pracovné, ktoré sa vyriešia troma e-mailami typu otázka, odpoveď, ďakujem. Ak za deň vybavíte 200 e-mailov, rátajte že to stojí 2 až 4 hodiny času, ak to robíte v dvoch dávkach za deň. Ak to robíte priebežne, zaberie to celý deň a nestihnete už nič iné.

Toto divoké majlovanie sa dá stopnúť nečakane účinným trikom: odpovedzte na e-mail hneď. Nastavte program tak, aby vašu okamžitú odpoveď umelo držal niekoľko hodín. Ranná odpoveď odíde až neskôr popoludní. Alebo zajtra ráno.

Možno na prvý pohľad to vyzerá brutálne. Odpovedať rýchlo je predsa znakom profesionála. Ak je už odpoveď hotová, prečo ju umelo zdržiavať? Práve preto, že na ping – pong je potrebné mať dvoch hráčov. Ak vám niekto strelí loptičku a vy ju odpálite, je najlogickejšie aby ju on odpálil nazad. A už hráte. Preto je lepšie na loptičku odpovedať tým, že ju na druhý deň prinesie pošta.

Časové oneskorenie odosielania dnes vedia asi všetky e-mailové programy a tak vás bude stáť len málo času, ak si vyskúšate, ako to funguje vám. Ostatne – nemusíte týmto spôsobom komunikovať s každým. Šéfovi, zákaznikovi, alebo manželke môžete odpovedať okamžite.

V praxi sa mi osvedčilo že na zrušenie ping – pongu stačí oneskorenie odpovede o 4 hodiny. Pisateľ si za ten čas už našiel iný program.

Pozrite si aj tieto články: