Zasielanie hromadných e-majlov nemusí vždy byť spamovanie. Ak sú adresáti oboznámení s tým, že im budete posielať nejaké správy - napríklad vtipy, alebo cenníky, nie je na tom nič zlé.

1. Najhorší a, žiaľ, aj rozšírený spôsob je ten, že odosielateľ majlu ho dá poslať všetkým ľuďom zo svojho adresára. Nevýhodou nie je len to, že tak každý vidí adresu každého, ale mnoho takých správ sa po ceste stratí. Mnoho ľudí (a spamových kontrol) automaticky maže správy určené pre viac prijímateľov. (Česť výnimkám, kedy ide o "firemný štandard" a týmto spôsobom sa diskutuje "v sieti".) Pokiaľ ide o bežné e-maily určené pre mnohých naraz, tak spravidla ide o správy, ktorých strata neznamená stratu.
2. Inou možnosťou je dať adresátov do poľa skrytá kópia. Tento postup však nie je vhodný, pretože v adrese prijímateľ nie je adresa toho, komu je e-mail určený. Znovu jav, ktorý e-mail okamžite identifikuje, ako podozrivý a teda zmazateľný.
3. Správny spôsob je použiť možnosť hromadnej korešpondencie. O jej použití je tento článok.

Na prvý pohľad vám možno nastavenie bude pripadať zložité, ale je to len otázka postupu práce. Odošlite niekoľko správ týmto spôsobom a rýchlo zistíte, že je to efektívny postup.

Už adresár kontaktov vám umožňuje radiť ľudí do rôznych skupín napríklad podľa toho, o aký typ korešpondencie prejavili záujem. Urýchli vám to potom voľbu, komu máte poslať nové cenníky a komu najnovšiu nahotinku, ktorá k vám priplávala po internete včera v noci (ani neviete ako).
Do adresára sa dá importovať zoznam s adresami v mnohých formátoch, takže ak sa vám na webe prihlasujú záujemcovia o majlolovanie, stačí vám textový súbor "plný adries". Ten importujete do adresára a ste pripravení.
Pre efektívnu prácu je ale vhodné mať poriadne vyplnený adresár - hodí sa, ak vypíšete aj mená a priezviská ľudí. Tieto informácie totiž môžete neskôr použiť v texte hromadne generovaného e-mailu.

Krok 1: Čo chcem poslať

Text správy, ktorú budete posielať hromadne sa volá šablóna. Šablónou sa volá preto, že môže obsahovať nielen text, ale aj premenné oblasti, ktoré budú v správach spracované automaticky - napríklad každého prijímateľa môžete osloviť menom.

V menu nastavenie zvoľte vkladacie šablóny.

Založte novú, alebo upravte niektorú staršiu. Pri editácii môžete pracovať s makropríkazmi. Príklad z obrázka:

• Prvý riadok na obrázku určuje, že e-mail má mať v riadku "Predmet" napísané slovo "Vtip". Nech čitateľ vie, že e-mail nie je nič súrne.
• Druhý riadok používa šablónu %TONAME - na jej miesto The Bat vloží meno človeka, ktorému píšete. Toto meno nájde v adresári.
• Ďalšie riadky sú už vlastné "telo vtipu".

V možnostiach zaškrtnite, že šablóna sa bude využívať pri tvorbe nových správ hromadnej korešpondencie.
Teraz máte pripravený obsah e-mailu, ktorý chcete rozoslať viacerým známym.

Krok 2: Komu to chcete poslať?

V adresári si označte tých, ktorým chcete správu poslať.

Po označení mien zvoľte v menu možnosť vytvoriť novú správu s použitím šablóny.

Odklepnite. To je všetko. Nastavenie na obrázku pripraví na odoslanie správy pre všetkých, ktorí boli v adresári zaškrtnutí. Mohli by ste si vybrať aj možnosť, že každú správu chcete pred odoslaním otvoriť v editore - ak chcete každému ešte aj dopísať niečo ručne.

V priečinku so správami pripravenými na odoslanie sú teraz pripravené emaily. Každý je určený od vás jedinému príjemcovi, je identifikovaný aj jeho menom.
Teraz môžete pripravené správy odoslať.

Odporúčam vám však, aby ste v hromadnej korešpondencii vždy niekde na začiatku, alebo na konci uviedli krátku vetičku, ako sa jeho prijímateľ môže zo zasielania týchto správ "oslobodiť". Napríklad "Ak v budúcnosti nechcete dostávať vtipy, napíšte mi, prosím."

Šablóny a odkaz na súbor

Pri nastavovaní šablóny sa dá v nastavení účtu i v hromadnej konferencii využiť veľmi efektívna pomôcka - vložiť do e-mailu text z existujúceho textového súboru.
Oceníte to až vo chvíli, keď budete mať stále viac adresárov s rôznym nastavením.

Napríklad pre zákazníkov uvediete iné kontaktné telefónne čísla, ako pre "bežnú verejnosť". (Pre anonymných ľudí, u ktorých nechcete, aby vám niekto z nich zavolal trebárs o polnoci na mobil domov uvediete možno len meno.)

Takéto kontaktné údaje je dobré mať uložené v samostatných súboroch a v jednotlivých šablónach ich dajte iba vložiť. Stačí, aby sa vám zmenilo číslo telefónu a oceníte to. Úprava totiž zaberie len niekoľko sekúnd a váš podpis sa zmení vo všetkých adresároch a účtoch automaticky.
Keby ste mali podpis s telefónnym číslom definovaný ručne v desiatkach rôznych adresárov, museli by ste každú zmenu zadať ručne vo všetkých nastaveniach.
Ako na to?

Podpisy je dobré mať zhromaždené na jednom mieste, napríklad v adresári, kde máte aj samotný program The Bat!

V šablóne potom stačí vložiť namiesto podpisu takýto riadok. Do e-majlu sa potom automaticky vloží obsah textového súboru s podpisom... ...alebo s niečím iným - čo v tom súbore máte pripravené.

• Možnosťou, ako využiť tento makropríkaz napríklad vo firemnej korešpondencii je aktuálna reklama. V súbore, ktorý vkladáte do textu e-mailu môžete mať napríklad ponuku s výhodnou cenou na tento týždeň. Stačí v pondelok upraviť jeho obsah...