Zasielanie hromadných e-majlov nemusí vždy byť spamovanie. Ak sú adresáti oboznámení s tým, že im budete posielať nejaké správy - napríklad vtipy, alebo cenníky, nie je na tom nič zlé.
Na prvý pohľad vám možno nastavenie bude pripadať zložité, ale je to len otázka postupu práce. Odošlite niekoľko správ týmto spôsobom a rýchlo zistíte, že je to efektívny postup.
Už adresár kontaktov vám umožňuje radiť ľudí do rôznych skupín napríklad podľa toho, o aký typ korešpondencie prejavili záujem. Urýchli vám to potom voľbu, komu máte poslať nové cenníky a komu najnovšiu nahotinku, ktorá k vám priplávala po internete včera v noci (ani neviete ako).
Do adresára sa dá importovať zoznam s adresami v mnohých formátoch, takže ak sa vám na webe prihlasujú záujemcovia o majlolovanie, stačí vám textový súbor "plný adries". Ten importujete do adresára a ste pripravení.
Pre efektívnu prácu je ale vhodné mať poriadne vyplnený adresár - hodí sa, ak vypíšete aj mená a priezviská ľudí. Tieto informácie totiž môžete neskôr použiť v texte hromadne generovaného e-mailu.
Text správy, ktorú budete posielať hromadne sa volá šablóna. Šablónou sa volá preto, že môže obsahovať nielen text, ale aj premenné oblasti, ktoré budú v správach spracované automaticky - napríklad každého prijímateľa môžete osloviť menom.
V menu nastavenie zvoľte vkladacie šablóny.
Založte novú, alebo upravte niektorú staršiu. Pri editácii môžete pracovať s makropríkazmi. Príklad z obrázka:
V možnostiach zaškrtnite, že šablóna sa bude využívať pri tvorbe nových správ hromadnej korešpondencie.
Teraz máte pripravený obsah e-mailu, ktorý chcete rozoslať viacerým známym.
V adresári si označte tých, ktorým chcete správu poslať.
Po označení mien zvoľte v menu možnosť vytvoriť novú správu s použitím šablóny.
Odklepnite. To je všetko. Nastavenie na obrázku pripraví na odoslanie správy pre všetkých, ktorí boli v adresári zaškrtnutí. Mohli by ste si vybrať aj možnosť, že každú správu chcete pred odoslaním otvoriť v editore - ak chcete každému ešte aj dopísať niečo ručne.
V priečinku so správami pripravenými na odoslanie sú teraz pripravené emaily. Každý je určený od vás jedinému príjemcovi, je identifikovaný aj jeho menom.
Teraz môžete pripravené správy odoslať.
Odporúčam vám však, aby ste v hromadnej korešpondencii vždy niekde na začiatku, alebo na konci uviedli krátku vetičku, ako sa jeho prijímateľ môže zo zasielania týchto správ "oslobodiť". Napríklad "Ak v budúcnosti nechcete dostávať vtipy, napíšte mi, prosím."
Pri nastavovaní šablóny sa dá v nastavení účtu i v hromadnej konferencii využiť veľmi efektívna pomôcka - vložiť do e-mailu text z existujúceho textového súboru.
Oceníte to až vo chvíli, keď budete mať stále viac adresárov s rôznym nastavením.
Napríklad pre zákazníkov uvediete iné kontaktné telefónne čísla, ako pre "bežnú verejnosť". (Pre anonymných ľudí, u ktorých nechcete, aby vám niekto z nich zavolal trebárs o polnoci na mobil domov uvediete možno len meno.)
Takéto kontaktné údaje je dobré mať uložené v samostatných súboroch a v jednotlivých šablónach ich dajte iba vložiť. Stačí, aby sa vám zmenilo číslo telefónu a oceníte to. Úprava totiž zaberie len niekoľko sekúnd a váš podpis sa zmení vo všetkých adresároch a účtoch automaticky.
Keby ste mali podpis s telefónnym číslom definovaný ručne v desiatkach rôznych adresárov, museli by ste každú zmenu zadať ručne vo všetkých nastaveniach.
Ako na to?
Podpisy je dobré mať zhromaždené na jednom mieste, napríklad v adresári, kde máte aj samotný program The Bat!
V šablóne potom stačí vložiť namiesto podpisu takýto riadok. Do e-majlu sa potom automaticky vloží obsah textového súboru s podpisom... ...alebo s niečím iným - čo v tom súbore máte pripravené.
© Web mix.sk prevádzkuje Miro Veselý od leta 1997.